Ein korrekt geführtes Kassenbuch ist entscheidend, um jederzeit den Überblick über Ihre Bareinnahmen und -ausgaben zu behalten und Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr Kassenbuch führen – ob handschriftlich oder digital – und welche Regeln Sie beachten müssen.
Was ist ein Kassenbuch?
Ein Kassenbuch ist ein zentrales Buchführungsinstrument, in dem alle Bareinnahmen und Barausgaben chronologisch erfasst werden.
Die ordnungsgemässe Führung eines Kassenbuchs ist für jedes Unternehmen in der Schweiz von zentraler Bedeutung. Ob Händler, Gastronomiebetrieb oder Dienstleister – das Kassenbuch bildet das Herzstück der Bargeldbuchführung. In Betriebsprüfungen wird diesem Dokument besondere Aufmerksamkeit geschenkt, denn Manipulationen sind bei unzureichender Führung vergleichsweise leicht möglich. Werden Unstimmigkeiten festgestellt, kann das Finanzamt die Bareinnahmen schätzen, häufig deutlich über dem tatsächlichen Umsatz. Solche Nachschätzungen können erhebliche finanzielle Belastungen für Unternehmen darstellen und im schlimmsten Fall existenzbedrohend sein. Daher ist es entscheidend, die Kassenführung ordnungsgemäss, nachvollziehbar und gesetzeskonform zu gestalten.
Ziele eines Kassenbuchs
Das Ziel eines Kassenbuchs ist, dass jederzeit nachvollziehbar ist, wie viel Geld sich in der Kasse befindet und warum. Jeder Geldeingang und jede Geldausgabe muss genau dokumentiert werden. Nur so lässt sich sicherstellen, dass der Betrag im Kassenbuch immer mit dem tatsächlichen Bargeldbestand übereinstimmt und bei einer Prüfung sofort erklärt werden kann, wie der aktuelle Kassenstand entstanden ist.
Beispiele aus der Praxis:
- Wenn Sie Geld aus der Kasse nehmen, um Bürobedarf zu kaufen, muss dieser Betrag als Ausgabe mit Verwendungszweck („Bürobedarf“) im Kassenbuch eingetragen werden.
- Wenn Sie Wechselgeld in die Kasse legen, zum Beispiel um kleinere Beträge herausgeben zu können, muss diese Einlage ebenfalls im Kassenbuch vermerkt werden.
Nur wenn solche Bewegungen regelmässig und genau erfasst werden, kann jederzeit nachvollzogen werden, wie der aktuelle Bargeldbestand zustande kommt.
Rechtliche Grundlage
Die Kassenführung in der Schweiz basiert auf mehreren gesetzlichen Vorgaben:
Betroffene Unternehmen
In der Schweiz sind Unternehmen verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen, wenn sie:
- Einzelunternehmen oder Personengesellschaften mit einem Jahresumsatz von mindestens CHF 500’000 oder
- juristische Personen (z. B. AG, GmbH, Genossenschaften)
Was muss im Kassenbuch aufgezeichnet werden?
Ein Kassenbuch erfasst alle Bareinnahmen und Barausgaben eines Unternehmens. Für eine ordnungsgemässe Buchführung müssen alle relevanten Informationen zeitnah, vollständig und nachvollziehbar dokumentiert werden:
- Datum und Uhrzeit der Transaktion
- Belegnummer
- Art der Transaktion (Einnahme oder Ausgabe)
- Beschreibung der Ware oder Dienstleistung
- Menge / Stückzahl (bei verkauften Waren relevant)
- Einzelpreis und Gesamtbetrag
- Anfangsbestand und Saldenberechnung (täglich /monatlich)
- Währung der Transaktion
- Enthaltene Umsatzsteuer / Umsatzsteuersatz
- Zahlungsart (bar, Scheck, Kartenzahlung)
- Bemerkungen (z. B. Rabatte, Stornierungen, Trinkgeld)
Bei elektronischen Kassensystemen werden diese Daten automatisch erfasst, was die Nachvollziehbarkeit erhöht und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben erleichtert.
Vorschriften und Aufzeichnungspflichten
Die Vorschriften für die Kassenführung in der Schweiz basieren auf dem Obligationenrecht (OR) und der Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV). Ziel dieser Regelungen ist es, Manipulationen an elektronischen Grundaufzeichnungen zu verhindern, die Transparenz zu erhöhen und die Nachvollziehbarkeit bei Betriebsprüfungen zu gewährleisten.
Für eine ordnungsgemässe Kassenführung müssen Unternehmer folgende Punkte beachten:
- Belegpflicht: Jeder Geschäftsvorfall muss durch einen entsprechenden Beleg, wie Kassenzettel, Rechnung oder Quittung, dokumentiert werden.
- Einzelaufzeichnungspflicht: Jede Einnahme und Ausgabe muss detailliert erfasst werden – inklusive Artikel oder Dienstleistung, Betrag, Umsatzsteuer, Zahlungsart, Datum und Uhrzeit.
- Transparenz & Nachvollziehbarkeit: Die Kassenführung muss so gestaltet sein, dass Dritte wie Steuerberater oder Finanzbehörden alle Geschäftsvorfälle klar prüfen und nachvollziehen können.
- Revisionssicherheit & Unveränderbarkeit: Einträge dürfen nachträglich nicht gelöscht oder verändert werden; Korrekturen müssen als solche kenntlich gemacht werden.
- Tägliche Buchung: Alle Bareinnahmen und Barausgaben sollten zeitnah, idealerweise am selben Tag, ins Kassenbuch übernommen werden, um eine lückenlose Dokumentation zu gewährleisten.
- Aufbewahrungspflichten: In der Schweiz gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für alle Kassenunterlagen. Sämtliche Aufzeichnungen, Tagesabschlüsse, Belege und Buchungsinformationen müssen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Dies dient nicht nur der Nachvollziehbarkeit bei Betriebsprüfungen, sondern schützt Unternehmen auch vor rechtlichen und finanziellen Risiken.
Bedeutung für Unternehmen
Eine ordnungsgemässe Kassenführung ist damit nicht nur Pflicht, sondern auch ein Schutzmechanismus für das Unternehmen. Sie ermöglicht es, finanzielle Risiken zu minimieren und das Unternehmen langfristig rechtlich abzusichern.
Möglichkeiten der Kassenführung
Unternehmer haben in Deutschland grundsätzlich zwei Wege, ein Kassenbuch führen zu können: manuell (handschriftlich) oder softwarebasiert (digital). Beide Varianten müssen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, unterscheiden sich aber stark in Aufwand und Funktionalität.
1. Handschriftlich
Das handschriftliche Kassenbuch ist die klassische Form der Kassenführung. Hier werden alle Einnahmen und Ausgaben einzeln, vollständig und zeitnah eingetragen. Jeder Geschäftsvorfall muss durch einen Beleg wie Quittung, Kassenzettel oder Rechnung dokumentiert sein.
Die offene Ladenkasse ergänzt diese Methode praktisch: Sie dient als physische Aufbewahrung des Bargelds am Kassentresen. Das Kassenbuch dokumentiert die Bargeldbewegungen, während die Ladenkasse das Geld sicher aufbewahrt und für den täglichen Kassensturz bereitstellt. Bei jedem Verkauf muss der Unternehmer den Bargeldzufluss und -abfluss manuell im Kassenbuch erfassen und regelmässig mit dem tatsächlichen Kassenbestand in der Ladenkasse abgleichen.
Diese Methode eignet sich besonders für kleine Betriebe mit überschaubarem Bargeldverkehr. Auch wenn diese Form technisch einfach ist, bringt sie einen hohen organisatorischen Aufwand mit sich: Die Tageseinnahmen müssen jederzeit nachvollziehbar sein. Dies wird durch regelmässige Kassenstürze sichergestellt, bei denen der tatsächliche Kassenbestand mit den Aufzeichnungen abgeglichen wird. Nach Geschäftsschluss sollten die Tagesberichte zudem mit Datum und Unterschrift versehen werden, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Prüfer achten bei offenen Ladenkassen besonders streng auf die Ordnungsmässigkeit.
2. Softwarebasiert
Ein softwarebasiertes Kassenbuch wird digital geführt, entweder über spezielle Kassenbuch Software oder als Bestandteil eines elektronischen Kassensystems. Hier werden alle Geschäftsvorfälle automatisch erfasst, inklusive Artikel, Preis, Umsatzsteuer, Zahlungsart, Datum und Uhrzeit. Belege können direkt erstellt und revisionssicher gespeichert werden.
Bei der Nutzung eines elektronischen Kassensystemen gelten deutlich strengere Anforderungen, die aber gleichzeitig den Aufwand für den Unternehmer erheblich reduzieren:
- Keine nachträgliche Änderung: Einträge dürfen nicht nachträglich verändert werden können.
- Belegpflicht: Jeder Geschäftsvorfall muss durch einen entsprechenden Beleg dokumentiert werden.
ETRON onRetail beinhaltet ein Kassenbuch und erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben
Konsequenzen bei Verstössen
Wer die Kassenführung nicht ordnungsgemäss durchführt, riskiert erhebliche finanzielle und rechtliche Folgen. Das Finanzamt kann die Bareinnahmen schätzen, was häufig zu deutlich höheren Steuerforderungen führt als die tatsächlich erzielten Einnahmen. In extremen Fällen drohen strafrechtliche Konsequenzen für die Geschäftsführung.
Typische Folgen bei Verstössen:
- Nachschätzung der Bareinnahmen durch das Finanzamt
- Säumnis- oder Strafzuschläge
- Bei wiederholten oder schweren Verstössen: Strafverfahren
- Gefährdung der Existenz des Unternehmens
Eine sorgfältige und gesetzeskonforme Kassenführung ist daher nicht nur Pflicht, sondern ein zentraler Schutz für die wirtschaftliche Stabilität jedes Unternehmens.
Unterstützung durch moderne Kassensysteme
Moderne Kassensysteme wie ETRON onRetail bieten Unternehmen die Möglichkeit, die Kassenführung einfach, zuverlässig und gesetzeskonform zu gestalten. Mit einem elektronischen System können sämtliche Bareinnahmen und -ausgaben automatisch aufgezeichnet und Belege direkt ausgestellt werden.
FAQ
Das Finanzamt erkennt sowohl handgeschriebene Kassenbücher als auch elektronische Kassenbücher an, solange sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Das bedeutet, dass jede Bareinnahme und -ausgabe vollständig, chronologisch, nachvollziehbar und korrekt dokumentiert sein muss.
Ja, ein Kassenbuch ist weiterhin erlaubt und sogar verpflichtend für alle buchführungspflichtigen Unternehmen sowie für Gewerbetreibende mit bestimmten Umsatz- oder Gewinngrenzen. Es dient der nachvollziehbaren Dokumentation aller Bargeldbewegungen.
Ein korrekt geführtes Kassenbuch beinhaltet:
- Chronologische Erfassung aller Bareinnahmen und -ausgaben
- Belegnummer und Datum für jede Buchung
- Art des Geschäftsfalls (z. B. Verkauf, Einkauf, Trinkgeld)
- Zahlungsart (Bargeld, EC, Kreditkarte)
- Summenbildung und Endbestand am Ende des Tages
Bei elektronischen Kassen erledigt die Software die meisten Aufgaben automatisch und minimiert Fehler.
- Kassenbuch: Lückenlose chronologische Aufzeichnung aller Bargeldbewegungen
- Kassenbericht: Zusammenfassung der Tageseinnahmen und -ausgaben, dient meist internen Zwecken oder zur Kontrolle der Kassenbestände
Ein einfaches Kassenbuch kann man entweder manuell oder digital führen.
- Manuell: Spalten für Datum, Belegnummer, Einnahmen, Ausgaben, Zahlungsart, Umsatzsteuer und Endbestand anlegen.
- Digital: spezialisierte Software verwenden, die automatisch Summen berechnet und Belege verknüpft.
Ein Kassenbuch in Excel zu führen ist nicht zulässig, da nachträgliche Änderungen nicht zuverlässig nachvollziehbar sind und das Finanzamt dies nicht anerkennt.
Links:
🔗Schweizerische Eidgenossenschaft – Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher
